Der Arbeitsplatz durchlebt heute einen Wandel: getrieben durch New Work, Digital Nomads und die Vereinbarkeit von Beruf und Freizeit, müssen immer mehr Unternehmen ihren Mitarbeitern flexiblere Arbeitsplätze bieten, um als Arbeitgeber für den Markt attraktiv zu bleiben.

Doch auch wenn viele Mitarbeiter öfter im Homeoffice bleiben, ist der Bedarf an einem Termin vor Ort zusammen mit den Kollegen in der klassischen Büroumgebung weiterhin wichtig. Da die Kollegen jedoch meistens nicht mehr über feste Arbeitsplätze verfügen, entsteht unmittelbar der Bedarf nach Lösungen, mit denen diese flexiblen Arbeitsplätze reserviert werden können – es ist ja nicht zielführend, wenn Mitarbeitende morgens erst einmal einen freien Arbeitsplatz suchen müssen.

Um das zu vermeiden, gibt es Apps, die die Arbeitsplatzverwaltung vereinfachen. Diese intelligenten Lösungen ermöglichen es dem Personal, Arbeitsplätze und sogar Parkplätze schnell und einfach zu buchen, wodurch eine reibungslose Organisation gewährleistet wird.

Effiziente Arbeitsplatzbuchung

Die Arbeitsplatzreservierung per App bietet eine Vielzahl von Funktionen, die den Bedürfnissen von Unternehmen jeder Größe gerecht werden. Egal, ob es sich um ein Team von einigen Dutzend oder eine Belegschaft von mehreren tausend Mitarbeitern handelt, die App ist skalierbar und flexibel.

Mit der Schnellbuchungsfunktion können Arbeits- und Parkplätze für die kommenden Tage innerhalb des eigenen Abteilungsbereichs mühelos reserviert werden. Die Anzahl der Tage, für die die Buchung erfolgen soll, ist flexibel einstellbar, um den individuellen Bedürfnissen der Mitarbeiter gerecht zu werden.

Bei der Nutzung der Schnellbuchungsfunktion erhält der Mitarbeiter automatisch einen Vorschlag für einen verfügbaren Arbeitsplatz. Dieser Vorschlag kann in numerischer Form angezeigt werden. Um eine einfache Orientierung zu ermöglichen, haben wir unsere speedikon Grafik integriert: alle Arbeitsplätze sind im Grundriss grafisch dargestellt und ihr Reservierungsstatus farblich (rot, gelb, grün) markiert. Über einen Klick auf einen freien (grünen) Arbeitsplatz kann der Mitarbeiter diesen einfach reservieren. Es besteht auch die Möglichkeit, die Reservierungszeit anzupassen.

Alle gebuchten Reservierungen werden übersichtlich auf der Startseite der App angezeigt. Von dort aus können sie bearbeitet, storniert oder an externe Terminsoftwarelösungen wie Outlook weitergeleitet werden, um eine nahtlose Integration in den Arbeitsablauf zu gewährleisten.

Datenbasierte Vermietung oder Verkauf von Arbeitsflächen

Alle Reservierungsdaten laufen zentral in speedikon C auf, und stehen für Auswertungen zu Verfügung. Gleichzeitig werden sensible Daten nach 30 Tagen anonymisiert, um den Datenschutz zu gewährleisten. So können Unternehmen zum Beispiel den tatsächlichen Bedarf an Arbeitsplätzen ermitteln und fundierte Entscheidungen hinsichtlich einer Vermietung oder eines Verkaufs der überschüssigen Arbeitsplätze treffen. Es ist notfalls immer durch einen autorisierten Administrator nachvollziehbar, wann wer an welchem Arbeitsplatz saß.

Effiziente Gruppenbuchung

Dank der Gruppenbuchungsfunktion können Mitarbeiter mit Leichtigkeit Arbeitsplätze und Meetingräume für ihr Team reservieren. Durch das einfache Erstellen einer Gruppe kann diese Option immer wieder genutzt und so Zeit gespart werden. Die App schlägt nur Meetingräume vor, die ausreichend Platz für die Teilnehmer bieten, und ermöglicht sogar die Buchung von Bewirtschaftungsdienstleistungen für Meetings.

Gezielte Suche und Ersthelfer-Verwaltung

Die App bietet auch eine Suchfunktion, mit der Mitarbeiter nach den Reservierungen anderer Personen suchen können, was eine effektive Koordination und Zusammenarbeit ermöglicht. Dabei haben die Nutzer die Kontrolle darüber, ob sie gefunden werden möchten oder nicht, und können festlegen, wer sie suchen darf.

In Notfällen können schnell die Ersthelfer ausfindig gemacht werden, indem ihr Arbeitsplatz in der App lokalisiert wird. Alle Kontaktdaten der Ersthelfer, einschließlich ihrer Telefonnummern, sind für eine rasche Kontaktaufnahme mit einem Klick verfügbar.

Ausblick: Reservierung von Geräten und Fächern

In einer weiteren Ausbaustufe kann die App auch die Reservierung einzelner Geräte wie PCs, Rasenmäher, Fahrzeuge und mehr ermöglichen. Des Weiteren ist es möglich, Fächer wie Spinde für die persönliche Nutzung zu reservieren.

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