Eine der schwierigsten Herausforderungen für Facility Management Software ist, große Datenmengen in extrem kurzer Zeit darzustellen, beispielsweise beim Mietmanagement oder im Help Desk. Warum ist das so? Und was genau meint „extrem kurze Zeit“?

Große Portfolios

Anwender von CAFM-Software haben häufig umfassende Portfolios aus Gebäuden und Anlagen. Diese sind in vielfältiger Weise mit Informationen verknüpf, sie haben also umfangreiche so genannte Objektbeziehungen. Beispiele wären:

• Daten zur Lage
• Verträge für Vermietung, Wartung, Kauf, etc.
• Kostenstellen
• Nebenkosten
• Bürgschaften
• Flächen
• Betriebsdaten

Die Zahl dieser Objektbeziehungen kann schon für einen einfachen Raum mehr als 30 betragen, die aus den unterschiedlichsten Bereichen einer Datenbank zusammengetragen werden müssen. „Gar nicht so schwer“, ließe sich einwenden, denn jedes Feld einer Datenbank hat eine eindeutige ID und damit sind bloß 30 IDs abzufragen. Das ist eine treffliche Theorie. Die Praxis macht ihr aber schnell einen Strich durch die Rechnung. Denn:

Nadelöhr Server-Performance

Eine Datenbank hat zum einen hunderttausende solcher IDs, womit die erste Hürde aufgestellt wäre – Performanz des Servers, um die es im Facility Management selten gut gestellt ist. Und dann sind die Daten nicht von einheitlicher Struktur. Es gibt Zahlen, es gibt Wörter, es gibt Texte und Grafiken. Einiges kann direkt dargestellt, anderes muss in Dashboards überführt werden. Und dabei soll – bitte schön – auf dem Bildschirm die Größe des eingeblendeten Fensters immer gleich bleiben.

Kombinierter Lösungsansatz

Um solch Datenmengen trotzdem in unter einer Sekunde arbeitsfähig zu bekommen, sind in der Software-Entwicklung verschiedene Ansätze zu kombinieren. Dazu gehört

• eine kaskadierte Darstellung zu realisieren, die ähnlich wie bei Webseiten zuerst die Inhalte abruft, die aktuell angezeigt werden müssen, um weitere Inhalte im Hintergrund nachzuladen.
• vorab zu bestimmen, welche Daten wie dargestellt werden müssen, um identische Fenstermaße und deren Aufteilung und innere Struktur festzulegen.
• und zu wissen, welche Daten wie schnell verfügbar sind, um die die Serverleistung gezielt zu nutzen und zügig Ergebnisse liefern zu können.

Natürlich sind auch das nur einige Kernaspekte, wenn es darum geht, ein umfangreiches System auch bei komplexen Anforderungen zu einem zeitsparenden Werkzeug für den Anwender auszugestalten. Was dabei wichtig ist, ist vor allem eines: Es geht.

Beweise aus der Praxis

Gezeigt hat speedikon das bereits in verschiedenen Anwendungsfeldern. Zwei Beispiele aus der täglichen Praxis:

• Mietverträge: Sie umfassen ein Mietobjekt, die hierzu gehörige Immobilie, ebenso einen Mieter, der eine Person oder eine Organisation sein kann, was zusätzlich eine Person als Ansprechpartner erfordert, es gibt eventuell einen Objektverwalter, dann sind Nebenkosten zuzuordnen und ebenso Konten für die Abrechnung – und natürlich für die Einzahlung der Mietbeträge, so dass je nach Aufgabe die jeweils passenden Daten in einer einzigen Ansicht zusammengefasst sind.
• Instandhaltung: Neben Standort und technischen Daten einer Anlage sind auch je nach Aufgabe Aspekte wie Laufzeiten, Chargen, Gewährleistungen, Wartungen, Fehlermeldungen, Ausfälle, Ersatzteilversorgung, Lieferant, Servicepersonal und mehr auf einen Blick darzustellen.

In beiden Fällen ist diese schnelle, variable Kombination von Daten wesentlich, um unmittelbar und gut informiert die am besten passenden Entscheidungen treffen zu können. Denn wo relevante Aspekte erst langwierig zusammengesucht werden müssen, leidet das Geschäft und im schlimmsten Fall sogar Menschen.

Das können wir leicht vermeiden.

Bild: kherudinakhmad; Frolopiaton Palm/alle Freepik.com; Montage: speedikon FM AG