Mit unserer neuen Reihe „Kachel Spotlight“ möchten wir regelmäßig einzelne Kacheln aus der Welt der speedikon FM-Firmengruppe vorstellen und zeigen, wie sie die tägliche Arbeit unserer Kunden unterstützen.

Dieses Mal geht es um etwas, das im Alltag oft erst dann auffällt, wenn es verloren geht: die Schlüssel.

Für Unternehmen mit großen Gebäude- und Immobilienportfolios kann die Verwaltung von Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen schnell zu einer aufwendigen Aufgabe werden. Unterschiedliche Standorte verfügen über eigene Schließsysteme, Mitarbeiter und externe Dienstleister benötigen verschiedene Berechtigungen und manche Zutritte werden dauerhaft vergeben, andere wiederum nur für einen begrenzten Zeitraum.

Dabei beschränkt sich das Schließmanagement längst nicht mehr auf klassische Schlüssel. Auch Transponder, elektronische Zutrittskarten und mobile Zutrittslösungen über Smartphone oder Tablet gehören heute dazu. Je mehr Immobilien, Nutzer, Zutrittsmedien und individuelle Berechtigungen verwaltet werden müssen, desto schwieriger wird es, mit lokal gepflegten Listen und manuellen Prozessen den Überblick zu behalten.

Doch wie lässt sich zuverlässig nachvollziehen, wer eigentlich wo Zutritt hat?

Wenn die manuelle Schlüsselverwaltung an ihre Grenzen stößt

Selbst gut organisierte Unternehmen kommen bei der manuellen Schlüsselverwaltung irgendwann an einen Punkt, an dem Excel-Listen und lokale Übersichten nicht mehr ausreichen. Mehrere Standorte, wechselnde Nutzer, individuelle Zutrittsberechtigungen, temporär ausgegebene Schlüssel und nicht dokumentierte Rückgaben führen schnell dazu, dass unterschiedliche Informationsstände entstehen. Mit wachsendem Immobilienportfolio wird aus einem überschaubaren Verwaltungsprozess so zunehmend ein Effizienz- und Sicherheitsrisiko.

Diese Erfahrung machte auch einer unserer Kunden aus der Telekommunikationsbranche, allerdings in besonders großem Maßstab. Über Jahre wurden die Schlüssel für mehrere Tausend Gebäude dezentral an den einzelnen Standorten verwaltet. Jeder Standort führte eigene Listen, die von den jeweils zuständigen Mitarbeitern gepflegt wurden. War eine Person nicht verfügbar oder wurde eine Änderung nicht zeitnah eingetragen, blieb der entsprechende Datenstand zurück. So entstanden nach und nach unterschiedliche und teilweise veraltete Übersichten, die auch die Abstimmung zwischen den Standorten erschwerten.

Schlüssel gingen verloren oder waren nicht mehr eindeutig den richtigen Personen zugeordnet. Gleichzeitig wurde es immer aufwendiger herauszufinden, wer zu welcher Immobilie oder zu bestimmten Bereichen Zutritt hatte. Die dezentrale Schlüsselverwaltung verursachte damit nicht nur zusätzlichen Zeit- und Kostenaufwand, sondern brachte auch vermeidbare Sicherheitsrisiken mit sich.

Mit der Einführung des Schließmanagements in speedikon® C ersetzte der Kunde die zahlreichen Einzellisten durch ein browserbasiertes, standortübergreifend nutzbares System. Berechtigte Nutzer greifen seitdem auf eine gemeinsame und aktuelle Informationsbasis zu.

Wer hat eigentlich Zutritt zu was?

Das Schließmanagement schafft einen zentralen Überblick über die Schließanlagen und Zutrittsmedien innerhalb eines Gebäude- und Immobilienportfolios. Dabei können klassische Schlüssel ebenso verwaltet werden wie Transponder, elektronische Zutrittskarten und mobile Zutrittslösungen.

Entscheidend ist jedoch nicht allein, welches Zutrittsmedium vorhanden ist, sondern wem es zugeordnet wurde und welche Berechtigungen damit verbunden sind. Schlüssel und andere Zutrittsmedien können einzelnen Personen, Abteilungen, Organisationseinheiten oder externen Dienstleistern zugewiesen werden. Damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, wer welches Zutrittsmedium erhalten hat und für welche Gebäude oder Räume die entsprechende Berechtigung gilt.

In speedikon® C bleiben diese Informationen zudem nicht auf Listen und Datensätze beschränkt. Zutrittsberechtigungen lassen sich direkt im Grundriss visualisieren. So wird auf einen Blick sichtbar, welche Räume und Bereiche mit einer bestimmten Berechtigung zugänglich sind. Gerade bei größeren Gebäuden mit vielen Räumen, Nutzern und unterschiedlichen Berechtigungen erleichtert diese räumliche Darstellung die Orientierung erheblich. Anstatt einzelne Einträge miteinander abzugleichen, lässt sich direkt im Gebäudeplan erkennen, wohin eine Person tatsächlich Zutritt hat.

Abhängig von den eingerichteten Zugriffsrechten können die einzelnen Standorte ihre eigenen Daten verwalten und relevante Informationen bei Bedarf auch standortübergreifend einsehen. So entsteht neben einer gemeinsamen Datenbasis auch ein anschauliches Bild der tatsächlichen Zutrittssituation.

Was passiert nach der Schlüsselausgabe?

Mit der Ausgabe eines Schlüssels ist der Vorgang noch nicht abgeschlossen. Besonders bei zeitlich begrenzten Zutrittsberechtigungen spielt die Rückgabe eine ebenso wichtige Rolle.

Externe Dienstleister benötigen beispielsweise häufig nur für die Dauer eines Projekts Zugang zu bestimmten Gebäuden oder Räumen. Wechselt ein Mitarbeiter die Position oder den Standort, können bisherige Berechtigungen ebenfalls hinfällig werden. Ohne einen strukturierten Prozess bleiben temporär ausgegebene Schlüssel oder Zutrittsmedien leicht länger im Umlauf als ursprünglich vorgesehen.

In speedikon® C können deshalb Ausgabe und Rücknahme direkt dokumentiert werden. Bei einer zeitlich begrenzten Ausgabe lässt sich bereits ein geplantes Rückgabedatum hinterlegen. Erinnerungen helfen den zuständigen Mitarbeitern dabei, offene Rückgaben im Blick zu behalten und rechtzeitig nachzuverfolgen. Auch der zugehörige Zutrittsplan kann direkt aufgerufen werden und zeigt, welche Bereiche mit dem jeweiligen Zutrittsmedium zugänglich sind.

Gleichzeitig bleibt dieses Wissen im Unternehmen erhalten, wenn sich Zuständigkeiten ändern. Welche Schlüssel ausgegeben wurden und wem sie zugeordnet sind, hängt damit nicht mehr davon ab, ob ein bestimmter Mitarbeiter gerade verfügbar ist oder weiß, wo die aktuelle Excel-Liste gespeichert wurde.

Das gilt ebenso für Veränderungen an den Schließanlagen selbst. Systeme werden ausgetauscht, Zutrittstechnologien ändern sich und Berechtigungen werden im Laufe der Zeit angepasst. Im Schließmanagement bleibt die Historie dieser Veränderungen nachvollziehbar. Dadurch ist nicht nur ersichtlich, wie die aktuelle Zutrittssituation aussieht, sondern auch, wie sie entstanden ist. Geht ein Schlüssel oder ein anderes Zutrittsmedium verloren, lässt sich dessen Zuordnung ebenfalls zurückverfolgen.

Damit der Zutritt in den richtigen Händen bleibt

Das Schließmanagement ist im täglichen Gebäude- und Immobilienbetrieb vielleicht nur einer von vielen Prozessen. Fehlende oder veraltete Informationen können hier jedoch schnell zum Problem werden. Ist ein Schlüssel nicht auffindbar, stellt sich unmittelbar die Frage, wer damit weiterhin Zutritt zu einem Gebäude oder bestimmten Bereich haben könnte. Bleibt eine temporäre Berechtigung länger bestehen als vorgesehen, entsteht daraus ein unnötiges Sicherheitsrisiko.

Genau hier spielen eindeutige Zuordnungen, die Visualisierung im Grundriss und eine nachvollziehbare Historie zusammen. Die Kachel Schließmanagement in speedikon® C zeigt nicht nur, welcher Schlüssel an wen ausgegeben wurde, sondern stellt auch den Zusammenhang zwischen Personen, Zutrittsmedien und den dazugehörigen Gebäuden und Räumen her. Dieser Zusammenhang bleibt erhalten, auch wenn sich Berechtigungen, Zuständigkeiten oder Schließsysteme verändern.

Gerade bei großen Gebäude- und Immobilienportfolios entsteht so ein verlässliches Bild darüber, wer aktuell wohin darf und welche Veränderungen es zuvor gegeben hat.

Denn wenn Hunderte oder Tausende Schlüssel und Zutrittsmedien im Umlauf sind, sollte die Antwort auf die Frage, wer eigentlich wo Zutritt hat, nicht davon abhängen, ob gerade die richtige Excel-Liste zur Hand ist.

Zu viele Schlüssel, um den Überblick zu behalten?

Ob Sie dezentrale Listen ablösen, bestehende Abläufe im Schließmanagement neu strukturieren oder unterschiedliche Zutrittsmedien in einem System zusammenführen möchten: Unser Team unterstützt Sie dabei, eine Lösung zu finden, die zu Ihrer Organisation und Ihren bestehenden Prozessen passt.

Sprechen Sie uns an und erfahren Sie, wie das Schließmanagement in speedikon® C Sie bei der Verwaltung Ihrer Schlüssel, Zutrittsmedien und Berechtigungen unterstützen kann.