Seit dem 1. Januar 2025 ist die elektronische Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Deutschland verpflichtend. Unternehmen, die mit anderen Unternehmen Geschäfte tätigen, müssen seitdem E-Rechnungen in standardisierten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen und empfangen. Diese gesetzliche Änderung stellt insbesondere das Facility Management vor neue Herausforderungen, bietet jedoch auch Chancen zur Prozessoptimierung.
Die Rolle von CAFM-Software
Computer-Aided Facility Management (CAFM)-Systeme sind darauf ausgelegt, die Verwaltung von Gebäuden und technischen Anlagen zu unterstützen. Das Leistungsspektrum hört hier jedoch nicht auf. Moderne CAFM-Softwarelösungen wie die der speedikon FM AG integrieren zunehmend Funktionen zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen. Dies ermöglicht eine nahtlose Verbindung zwischen technischen Betriebsdaten und kaufmännischen Prozessen.
Ein Beispiel hierfür ist die Integration von E-Rechnungsmodulen in CAFM-Systeme, die die Verarbeitung und Erzeugung elektronischer Eingangs- und Ausgangsrechnungen in den standardisierten Formaten ZUGFeRD und XRechnung ermöglichen. Solche Funktionen erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und verbessern die Effizienz im Rechnungswesen.
Vorteile der Integration
Die Integration von E-Rechnungsfunktionen in CAFM-Software bietet mehrere Vorteile:
- Rechnungen können automatisch erfasst, geprüft und den entsprechenden Aufträgen zugeordnet werden, was den manuellen Aufwand reduziert.
- Durch die Digitalisierung verkürzt sich die Zeit von der Rechnungserstellung bis zur Zahlung, was die Liquidität verbessert.
- Elektronische Archivierung sorgt für eine lückenlose Dokumentation und erleichtert Audits.
- Die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wird durch standardisierte Formate und automatisierte Prüfmechanismen unterstützt.
Seit der Einführung der E-Rechnungspflicht zu Jahresbeginn sollte für viele Unternehmen der Umgang mit elektronischen Rechnungen längst Alltag geworden sein. Doch wer Prozesse nur minimal angepasst hat, verschenkt viel Potenzial. Moderne CAFM-Software bietet weit mehr als die bloße Erfüllung gesetzlicher Vorgaben. Sie kann Rechnungsbearbeitung, Kostenkontrolle und Dokumentation spürbar effizienter machen und so einen echten Mehrwert für alle Bereiche eines Unternehmens schaffen. Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, bestehende Workflows noch einmal kritisch zu prüfen und die Chancen der Digitalisierung konsequent zu nutzen.
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Bild: speedikon FM AG
