Neulich fiel im Branchenkontext der Satz „Fährst du zur Antiquitätenschau?“ als es um die CAFM-Messe ging. Ein Spruch wie ein Schulterklopfer und gleichzeitig ein kleines Stück Branchenfolklore: Facility Management als verstaubtes Hinterzimmer, irgendwo zwischen Aktenordnern, Schlüsselbund und Excel-Listen. Und alle tun so, als sei das ein Naturgesetz.
Spoiler: Ist es nicht.
Und wenn irgendwo Antiquitäten stehen, dann meistens dort, wo niemand sie absichtlich hingestellt hat: in Prozessen. Denn wenn es im Facility Management etwas gibt, das wirklich antiquiert ist, dann sind es die Informationsbrüche, Papierpläne, PDFs ohne Kontext und Daten, die irgendwo liegen, aber nirgends wirken.
Wir fahren hin, weil wir das „Antiquitätenproblem“ lösen.
Und zwar auf eine Art, die man schwer mit „Antiquitätenschau“ verwechselt, außer man hält auch ein KI-Modell für ein Kabeltelefon.
Antiquiert ist nicht FM. Antiquiert ist: „Bitte wählen Sie eine Kategorie.“
Die schnellste Art, ein Ticketing-System in eine kleine interne Tragödie zu verwandeln, ist, den Melder mit Formularfeldern zu bestrafen: Kategorie, Unterkategorie, Gewerk, Objekt, Standort, Dringlichkeit, Priorität, Fehlercode, Name, Vorname, Abteilung, und am Ende geht’s dann doch nur um eine defekte Heizung.
Genau dafür setzen wir in der speedikon-Gruppe KI als Fleißarbeiter ein:
Unser in speedikon C integriertes KI-Tool analysiert Tickets automatisch, erkennt den Inhalt und Kontext und kategorisiert sie, damit das „manuelle Sortieren“ nicht mehr der teuerste Teil der Störung ist. Das Ganze ist bewusst so gedacht, dass der Melder die richtige Kategorie nicht erraten muss.
Und wenn wir mal ehrlich sind: Das größte Problem in vielen CAFM-Prozessen ist nicht die Software. Es sind die Hände. Die sind nämlich gerade voll: Werkzeug, Handschuhe, Leiter, Checklisten. Deshalb funktioniert die Eingabe der Meldung ohne Hände: es reicht das Einsprechen des Problems ins Endgerät und die KI füllt automatisch die Felder für die weitere Bearbeitung der Meldung aus.
Human in the Loop: weil „Autopilot“ im FM ein gefährliches Konzept wäre
Jetzt könnte man großspurig sagen: „Die KI macht alles.“ Machen wir nicht. Wir sagen: Die KI macht Vorschläge und der Mensch entscheidet.
Denn im FM gibt es zwei Dinge, die man nicht ignorieren sollte: Haftung und Nachweisführung. Betreiberverantwortung ist kein Buzzword, sondern Realität, getrieben durch rechtliche Anforderungen. Deshalb ist unser Ansatz: Automatisierung dort, wo sie hilft und Kontrollpunkte dort, wo sie notwendig sind.
Oder anders gesagt: Unsere KI ist kein Alleskönner. Sie ist ein sehr gut trainierter Kollege, der nie müde wird, aber trotzdem noch einmal kurz einen Menschen fragen sollte, bevor er die Feuerwehr losschickt.
Machen Sie einfach ein Bild vom Problem
Jetzt zu der Stelle, an der „Antiquitätenschau“ besonders gut passt: wenn man für eine saubere Störungsmeldung erst mal wieder an den Arbeitsplatz zurück muss, um das Ganze ordentlich zu dokumentieren.
Unser Helpdesk ist mobil, und zwar so, dass man Bilder direkt ins Ticket hochladen kann, um Probleme und Bearbeitung vor Ort zu dokumentieren. Die KI analysiert das Bild und füllt die Felder der Meldung automatisch aus, bevor sie an den Mitarbeiter zur Kontrolle und Freigabe gegeben werden. Das ist die Grundlage für das, was im FM wirklich zählt: Nachweisfähigkeit.
Heute schon mit Ihren Daten gechattet?
Das zweite große Antiquitätenproblem im FM ist die Fragmentierung der Informationen.
„Wo finde ich…?“ Prüfprotokoll, Wartungsanweisung, Betreiberpflicht, Herstellerdoku, Revisionsstand, Vertrag, Leistungsverzeichnis. Alles existiert, nur eben verteilt.
Hier kommt inno:docs ins Spiel: ein KI-gestützter Chatbot, der das gesamte Unternehmenswissen für die Mitarbeiter zugänglich macht. Als sowohl in der Cloud als auch lokal hostbares Modell ist inno:docs passend für Umgebungen, in denen sensible Daten nicht „mal eben“ in irgendeine Cloud wandern sollen.
Natürlich existiert inno:docs nicht isoliert von unserer speedikon-Welt, denn diese Funktion lässt sich auch mit den Dokumenten von speedikon C verwenden.
Schluss mit digitalen Aktenschränken
Und dann wären da noch die echten Klassiker: Pläne eingescannt und benannt als „Scan_003_final_final2.pdf“ in irgendeinen Ordner geworfen. Das ist die vermeintliche Digitalisierung, von der alle sprechen. Nur doof, dass die Suche nach dem richtigen Plan im digitalen Aktenschrank länger dauert, als sich einfach durch den Papierstapel durchzukämpfen.
inno:plan setzt genau da an: mit KI-gestützter Grafik-/Plansuche, die eingescannte Pläne analysiert und sie per natürlicher Spracheingabe in Sekunden durchsuchbar macht, inklusive einer Markierung der gefundenen Inhalte im Plan. Und ausdrücklich: on-premise, ohne Cloud-Zwang.
speedikon VIP: Plattform statt Systemhopping
Und weil wir gerade bei „antiquiert“ sind: Nichts schreit so sehr nach 2009 wie „Daten liegen überall, aber nirgendwo zusammen“.
Die Visual Intelligence Platform ist genau als Lösung gedacht, die geometrische und alphanumerische Daten zentral darstellt und Systemgrenzen überwindet, damit man nicht zwischen Tools pingpongt, sondern Entscheidungen auf einer konsistenten Sicht trifft.
Warum wir trotzdem hinfahren
Weil das FM eine Branche ist, die jeden Tag kritische Infrastruktur, Gebäude, Anlagen und Prozesse am Laufen hält und dabei leider oft mit Werkzeugen arbeiten muss, die eher ins vorletzte Jahrzehnt statt ins Jahr „2026“ gehören.
Wenn also jemand „Antiquitätenschau“ sagt, nehmen wir es als Einladung zu zeigen, dass moderne FM-Software heute nicht mehr nur „CAFM“ ist, sondern Plattform, Datenraum, Assistenzsystem und zunehmend auch KI-gestützter Copilot.
Bild: macrovector/Freepik.com; Montage: speedikon FM AG
