Avec notre série « Spotlight sur les fonctionnalités », nous nous intéressons régulièrement à certaines fonctionnalités proposées dans les différentes solutions du groupe speedikon FM et montrons comment elles accompagnent nos clients au quotidien.

Cette fois-ci, nous nous penchons sur un élément auquel on prête rarement attention… jusqu’à ce qu’il disparaisse : les clés.

Pour les entreprises qui gèrent de vastes portefeuilles de bâtiments et de biens immobiliers, garder une vue d’ensemble des clés et des droits d’accès peut rapidement devenir une tâche administrative considérable. Chaque site peut disposer de son propre système de fermeture, les collaborateurs et les prestataires externes ont besoin d’autorisations différentes, et certains accès sont permanents tandis que d’autres ne sont accordés que pour une durée limitée.

Aujourd’hui, la gestion des accès ne se limite d’ailleurs plus aux clés traditionnelles. Transpondeurs, badges électroniques et solutions d’accès mobile via smartphone ou tablette font désormais partie du quotidien. Plus le nombre de bâtiments, d’utilisateurs, de moyens d’accès et d’autorisations individuelles augmente, plus les listes gérées localement et les processus manuels deviennent difficiles à maîtriser.

Alors, comment garder une vue d’ensemble fiable de qui a accès à quoi ?

Quand la gestion manuelle des clés atteint ses limites

Même les entreprises les mieux organisées peuvent rapidement atteindre les limites d’une gestion manuelle des clés. Multiplication des sites, changements d’utilisateurs, droits d’accès individuels, remises temporaires et retours non enregistrés : autant de facteurs qui compliquent progressivement le maintien d’une vue d’ensemble fiable. Des processus qui fonctionnaient autrefois avec des feuilles de calcul, des listes locales ou des armoires à clés peuvent devenir un risque en matière d’efficacité et de sécurité à mesure que l’entreprise et son portefeuille immobilier se développent.

L’un de nos clients du secteur des télécommunications a été confronté à cette situation à une échelle particulièrement importante. Pendant des années, les clés de plusieurs milliers de bâtiments ont été gérées manuellement et de manière indépendante sur chaque site. Chacun tenait ses propres registres, si bien que la qualité des informations variait selon la date et la régularité de leur mise à jour. Les modifications n’étaient pas toujours répercutées d’un site à l’autre et, au fil du temps, la coexistence de différentes versions et d’informations obsolètes a rendu la coordination de plus en plus difficile.

Des clés étaient perdues ou attribuées à tort, et déterminer qui avait accès à tel ou tel bâtiment demandait un travail considérable. Ce qui avait commencé comme un processus administratif décentralisé générait désormais du travail supplémentaire, des coûts et des risques de sécurité.

En introduisant la gestion des clés dans speedikon® C, notre client a remplacé ces registres distincts par un système accessible via navigateur et utilisable sur l’ensemble de ses sites. Les utilisateurs autorisés travaillent désormais à partir d’une base d’information commune et à jour, au lieu de dépendre d’une multitude de listes gérées localement.

Qui a accès à quoi ?

Une gestion centralisée des clés offre une vue d’ensemble des systèmes de fermeture et des différents moyens d’accès utilisés dans l’ensemble d’un portefeuille de bâtiments et de biens immobiliers. Les clés traditionnelles peuvent être gérées parallèlement aux transpondeurs, badges électroniques et solutions d’accès mobile, ce qui permet de regrouper différentes technologies d’accès au sein d’un même environnement.

Les clés et autres moyens d’accès peuvent être attribués à des personnes, des services, des unités organisationnelles ou des prestataires externes. Il devient ainsi possible de savoir précisément qui a reçu quel moyen d’accès et à quels bâtiments ou locaux l’autorisation correspondante donne accès.

Mais ces informations ne doivent pas nécessairement rester cantonnées à une liste abstraite d’autorisations. speedikon® C permet de visualiser directement les droits d’accès sur le plan d’étage et de voir quels locaux et quelles zones sont associés à une autorisation donnée. Au lieu de parcourir une série d’entrées pour comprendre où une personne peut accéder, les utilisateurs visualisent directement les zones concernées dans leur contexte spatial. Dans les grands bâtiments et les portefeuilles immobiliers complexes en particulier, les droits d’accès deviennent ainsi beaucoup plus faciles à comprendre.

Selon les droits configurés, chaque site peut gérer ses propres informations, tandis que les données pertinentes peuvent également être mises à disposition à l’échelle de plusieurs sites. Le résultat ne se limite donc pas à une source centrale d’informations actualisées : les utilisateurs disposent également d’une représentation visuelle claire de qui peut accéder à quelles parties d’un bâtiment.

Que se passe-t-il après la remise ?

Savoir à qui une clé ou un autre moyen d’accès a été remis ne représente qu’une partie de la gestion des clés. Le suivi des retours devient particulièrement important lorsque l’accès n’est accordé que temporairement.

Les prestataires externes peuvent, par exemple, n’avoir besoin d’un accès que pendant la durée d’un projet. De même, un collaborateur qui change de poste ou de site peut ne plus avoir besoin d’accéder à certaines zones. Sans processus structuré, des autorisations temporaires risquent facilement de rester actives plus longtemps que prévu.

Dans speedikon® C, la remise et la restitution des clés et autres moyens d’accès peuvent donc être documentées directement dans le système. Pour les attributions temporaires, une date de retour prévue peut être enregistrée. Des rappels permettent aux équipes responsables de garder un œil sur les restitutions en attente et d’identifier plus facilement les moyens d’accès qui auraient déjà dû être rendus. Le plan d’accès correspondant peut également être ouvert directement depuis le processus afin de visualiser les zones associées au moyen d’accès ou à l’attribution concernée.

Les informations restent disponibles même lorsque les responsabilités évoluent au sein de l’organisation. Les connaissances relatives à l’attribution des clés ne dépendent plus d’un collaborateur en particulier, d’une feuille de calcul locale ou du fait qu’un site sache où se trouve la dernière version d’une liste.

Cette continuité est tout aussi importante lorsque l’infrastructure d’accès elle-même évolue. Les systèmes de fermeture sont remplacés, les technologies d’accès se développent et les attributions changent au fil du temps. Au lieu de perdre l’état précédent à chaque modification, l’historique reste accessible et transparent. Il devient ainsi possible de connaître non seulement la situation actuelle en matière d’accès, mais également son évolution dans le temps. En cas de perte d’une clé ou d’un autre moyen d’accès, son attribution peut également être retracée afin de prendre les mesures nécessaires.

Garder les accès entre les bonnes mains

La gestion des clés ne représente peut-être qu’un aspect parmi d’autres de l’exploitation quotidienne des bâtiments et de la gestion immobilière, mais des données peu fiables peuvent rapidement avoir des conséquences qui dépassent largement la simple charge administrative. Si une clé est introuvable, il peut devenir difficile de savoir qui a encore accès à un bâtiment ou à une zone particulière. Et si une autorisation temporaire n’est pas retirée, un risque d’accès inutile subsiste.

C’est précisément là que la combinaison d’attributions structurées, d’une visualisation spatiale et d’un historique transparent prend toute sa valeur. La fonctionnalité de gestion des clés dans speedikon® C ne se contente pas d’enregistrer quelle clé a été remise à quelle personne. Elle relie les personnes et les autres bénéficiaires aux moyens d’accès qui leur ont été attribués, ainsi qu’aux bâtiments et aux locaux auxquels ils sont autorisés à accéder, tout en préservant ces informations lorsque les attributions et les systèmes évoluent.

Pour les responsables de vastes portefeuilles de bâtiments et de biens immobiliers, cela permet de disposer à la fois d’une vue d’ensemble actuelle et de l’historique nécessaire pour comprendre les droits d’accès sur les différents sites.

Car lorsque des centaines, voire des milliers de clés et autres moyens d’accès sont en circulation, savoir précisément qui peut accéder à quel endroit ne devrait pas dépendre de la capacité à retrouver la bonne feuille de calcul.

Trop de clés pour garder une vue d’ensemble ?

Que vous souhaitiez remplacer des listes décentralisées, restructurer un processus existant de gestion des clés ou regrouper différents moyens d’accès au sein d’un même système, notre équipe peut vous aider à trouver une approche adaptée à votre organisation.

Contactez-nous pour discuter de vos besoins et découvrir comment la gestion des clés dans speedikon® C peut s’intégrer à vos processus existants.