¿Cuál es el mejor software CAFM? Esta es, por mucho, la pregunta más popular del mercado, y prácticamente siempre es errónea. ¿Por qué? La respuesta es simple: falta algo. El «algo» que falta es, o bien:

• el uso previsto,
• el entorno,
• el software existente,
• la frase «para mí».

Porque una cosa es segura desde el principio: un sistema CAFM es siempre una solución individual que puede estar más o menos estandarizada. Aquí también hay que plantearse la pregunta: ¿A qué estándar exactamente?

Internet como gabinete de curiosidades

El primer lugar al que acudir para obtener más claridad es probablemente Internet y, para algunos, el clásico motor de búsqueda. Gracias a la optimización de los motores de búsqueda de varios sitios web, también hay muchas respuestas. Hay fabricantes que establecen un ranking en el que realmente salen como los mejores, mientras que los sistemas que no son comparables de todos modos no resultan tan convincentes. Hay portales de evaluación que se especializan en todo y, por lo tanto, han encontrado un lugar para las aplicaciones CAFM junto a las máquinas de cocina y los sofás de la sala de estar. Y hay expertos que se complacen en dar a conocer sus limitados conocimientos con parcialidad. Aunque esto es interesante de ver, no es útil.

¿ChatGPT sabe lo que hace?

La alternativa es preguntar a ChatGPT u otro bot de inteligencia artificial. Las respuestas son tan coloridas como el arco iris. Esto se debe a que ChatGPT hace lo que mejor saben hacer los chatbots: balbucear al azar.

Además, un bot de este tipo suele recordar lo que ya se le ha preguntado y favorecido como respuesta, porque la siguiente pregunta se basa en ello. A esto le sigue una respuesta con -lo has adivinado- su propio sesgo. Al menos te implicas más en el resultado. Sin embargo, es poco probable que ayude, porque si trabajas con diferentes entradas, obtendrás diferentes salidas. Una prueba que realicé para

• «¿Cuál es el mejor sistema CAFM?» dio como resultado cuatro sugerencias, una de las cuales era en realidad un sistema CAFM, curiosamente con “CAFM” y «System» en el nombre de la empresa. Los resultados también incluían un software SIG, un GMAO y un software de puesto de trabajo. Por lo visto, IWMS y CAFM parecen entenderse como sinónimos, es decir, pars pro toto. Desgraciadamente, no es así.
• “¿Cuál es el mejor software CAFM?” llevó a once resultados, los seis primeros de los cuales son realmente aplicaciones CAFM. Sus fabricantes hacen mucho marketing, tienen una presencia correspondiente en el mercado, y los tres primeros resultados no solo muestran un enfoque en el mercado estadounidense, sino también en el Verdantix Green Quadrant, que evalúa el campo de quienes están dispuestos a pagar por el software como una prueba de compra por una tarifa de varios miles de dólares estadounidenses. Por cierto, los resultados de las tablas van de “bueno” a “líder”: ¿quién sería grosero con sus bien pagados clientes?

¿Entonces qué hacer?

Esto revela un dilema central: no hay evaluaciones neutrales. Y la razón principal de esto es que, como se mencionó anteriormente, falta algo: es decir, el caso de uso específico en su entorno de TI y de trabajo específico. Y este caso de uso es fundamentalmente un individuo distinto que, a pesar de algunas similitudes con otros casos de uso, tendrá muchas peculiaridades que deben tenerse en cuenta en la evaluación.

Por lo tanto, se requiere mucha investigación básica y trabajo manual para averiguar qué software CAFM sería realmente el mejor. Los puntos clave son:

1. requisitos previos y expectativas: En primer lugar, tiene sentido comprobar sus propios requisitos: ¿Qué quiero hacer exactamente con una solución CAFM y qué quiero conseguir exactamente con ella? Esto no significa una hoja de especificaciones, sino más bien una lluvia de ideas, cuyo resultado sirva como lista de verificación para que el primer borrador no te abrume de inmediato.
2. Filtrar el mercado: Una vez que esté claro qué áreas del FM deben ser apoyadas por software, el siguiente paso sería consultar el «Panorama del mercado de software CAFM GEFMA 940» a mercado DACH. Se actualiza anualmente y en él figuran unos 30 fabricantes de soluciones correspondientes, así como consultores e integradores. Aunque la información facilitada por los fabricantes no se somete a un control editorial, suele ser fiable. Los parámetros básicos de todas las soluciones se resumen en una matriz. Si marca con un bolígrafo todas las columnas cuyos módulos se correspondan con sus propias necesidades, podrá averiguar fácilmente qué aplicaciones cumplen todos tus requisitos.
3. reconocer a los especialistas: Muchos proveedores de aplicaciones CAFM empezaron originalmente con otros productos de software, a partir de los cuales sus soluciones para la gestión de instalaciones han evolucionado con el tiempo. Esto todavía puede verse en algunos productos de software hoy en día, pero no debe tomarse como algo negativo. Los conocimientos especializados, por ejemplo, en topologías de red, gestión energética o entorno hospitalario, son de especial valor para determinados grupos de clientes.
4. Conocimiento del sector: La situación es similar con las especializaciones sectoriales. Aquí también, los fabricantes no pueden ocultar su historia, ni tienen por qué hacerlo. Después de todo, estar especialmente bien versado en un entorno es un as bajo la manga tanto para el proveedor como para el cliente si este último proviene de ese sector o de uno relacionado. Al fin y al cabo, la oferta también incluye un nivel integral de experiencia sectorial, que debería reflejarse en una personalización e implantación significativamente más rápida de la solución.
5. Garantizar la selección: Es aconsejable fijarse en los clientes de referencia del fabricante. Por un lado, esto permite determinar los segmentos de mercado en los que los respectivos proveedores ya están activos y, por tanto, tienen experiencia. Por otro lado, la selección de clientes puede ser un indicador de la idoneidad de la solución: un municipio rural tendrá menos probabilidades de estar en buenas manos con un proveedor con empresas industriales activas a nivel internacional, y un fabricante de automóviles difícilmente estará en buenas manos con una empresa de software especializada en gestión de zonas y limpieza. La certificación GEFMA 444, que a veces se utiliza como indicador, puede ayudar en ocasiones. El sello garantizaría que las funcionalidades básicas están en su lugar y que la aplicación funcione de manera confiable. Sin embargo, los auditores de la GEFMA no comprueban la profundidad de los sistemas donde funcionan las características realmente importantes.
6. un buen asesoramiento tiene sentido: siempre tiene sentido contar con un consultor. La objeción de que un especialista de este tipo cuesta más puede ser formalmente correcta, pero en la mayoría de los casos su experiencia y conocimientos suponen un ahorro mucho mayor que el coste de la consulta. La implantación del CAFM sólo parece sencilla a primera vista. Sin embargo, los futuros usuarios se encontrarán en alta mar durante un año. Y a menudo con mal tiempo. Sin una experiencia externa y una moderación neutral, el deseo y la viabilidad, las disputas internas sobre la experiencia y otros aspectos diversos pueden convertirse rápidamente en un obstáculo duradero y, en el peor de los casos, hacer que la introducción de un CAFM fracase por completo. Sin embargo, es importante asegurarse de que el consultor no tiene un software favorito que prefiere introducir o que determinadas aplicaciones no se incluyen por una cuestión de principios.
7. Experiencia de la empresa de software: También es importante que el proveedor de software ofrezca servicios profesionales de consultoría. Esto es especialmente necesario durante la fase de implantación y se amortiza muy rápidamente, ya que los consultores experimentados conocen el potencial de su aplicación y, por tanto, pueden identificar soluciones de forma muy rápida y fiable y, luego, implementarlas con éxito.

Merece la pena el esfuerzo

A cualquiera que quiera introducir rápidamente un software CAFM se le suele aplicar la vieja verdad: Si quieres hacerlo fácil, es difícil. El software de gestión de instalaciones, como cualquier otro software, es complejo. Seleccionar el software adecuado requiere un conocimiento exhaustivo de su propia empresa y de sus propias necesidades. Integrarlo en los sistemas existentes requiere amplios conocimientos. Y utilizarlo requiere un sistema adaptado al usuario respectivo, lo que se resume en el término «alta usabilidad».

Por eso merece la pena invertir un poco más de tiempo y dinero en los pasos iniciales. El tiempo es necesario -por decirlo sin rodeos- para comparar los propios deseos con las propias capacidades dentro de la empresa. El dinero es necesario para allanar el camino al principio, lo que ahorrará dinero a largo plazo y de forma sostenible más adelante. Al fin y al cabo, esta es una de las razones, si no la principal, para equipar la gestión de instalaciones de la empresa con un software profesional: generar ahorros.

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