Les exigences fondamentales liées à la responsabilité de l’exploitant n’ont pas changé.

Ce qui a changé, en revanche, c’est la difficulté croissante de les appliquer et de les maîtriser au quotidien.

Les inspections doivent toujours être réalisées. Les anomalies doivent toujours être corrigées. Les responsabilités doivent toujours être clairement définies. Mais l’environnement dans lequel ces obligations s’exercent est devenu beaucoup plus complexe.

Des réglementations telles que la Betriebssicherheitsverordnung (BetrSichV) et les règles de la DGUV imposent des obligations précises. Celles-ci comprennent notamment les contrôles réguliers des installations techniques, comme les ascenseurs ou les équipements électriques, la documentation des résultats des inspections, y compris les défauts constatés, les mesures relevées et les résultats des essais, ainsi que la traçabilité des responsabilités.

Parallèlement, des textes comme l’Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) étendent ces exigences aux conditions de travail. Les exploitants doivent garantir et documenter que des éléments tels que la ventilation, l’éclairage ou les voies d’évacuation répondent aux normes de sécurité en vigueur, notamment dans le cadre de la protection des salariés et des audits de sécurité au travail.

Dans la pratique, de nombreuses organisations utilisent encore un ensemble hétérogène d’outils et de formats : les rapports d’inspection sont conservés sous forme de PDF, les opérations de maintenance sont suivies dans des feuilles de calcul, les contrats sont stockés dans des dossiers partagés et les signalements d’anomalies sont traités par e-mail ou via des systèmes de tickets. Cette situation est particulièrement fréquente dans les structures qui se sont développées progressivement sans disposer d’un environnement informatique entièrement intégré.

Résultat : toutes les informations existent, mais elles ne sont pas organisées de manière à pouvoir être exploitées efficacement au moment où elles sont le plus nécessaires. C’est précisément là que les difficultés apparaissent.

Quand la complexité se manifeste sur le terrain

Cette fragmentation devient particulièrement problématique lorsqu’il faut obtenir rapidement une vision claire de la situation.

Par exemple, lorsqu’une anomalie est détectée lors d’une inspection, elle doit être documentée, attribuée, corrigée puis vérifiée dans un délai défini. Lorsque les informations correspondantes sont dispersées entre rapports, e-mails et tableaux de suivi, il devient difficile de savoir :

• si le problème a été résolu
• s’il a été traité dans les délais impartis
• et qui en était responsable

La même problématique concerne les responsabilités définies dans les contrats. Lorsqu’elles ne figurent que dans des documents textuels, les équipes doivent souvent les interpréter manuellement. Ainsi, lorsqu’une prestation de maintenance est externalisée, il n’est pas toujours évident de déterminer immédiatement si la correction d’un défaut relève du prestataire ou de l’exploitant. Cela peut entraîner des retards, des doublons ou, dans les cas les plus critiques, des obligations non respectées. Les conséquences peuvent aller de pénalités financières à des risques de responsabilité juridique, sans oublier l’augmentation des coûts de réparation lorsque les problèmes s’aggravent.

Dans le même temps, le périmètre des responsabilités continue de s’élargir. Les systèmes techniques des bâtiments sont de plus en plus interconnectés, l’accès à distance est devenu la norme et la cybersécurité fait désormais partie intégrante de la responsabilité de l’exploitant. Cela comprend notamment la protection des systèmes d’automatisation des bâtiments, des contrôles d’accès et des équipements connectés contre les accès non autorisés ou les manipulations malveillantes.

Des réglementations telles que la directive européenne NIS2 exigent des organisations qu’elles documentent les mesures de protection mises en place, la gestion des vulnérabilités ainsi que les procédures de détection et de traitement des incidents. Ces éléments sont généralement vérifiés dans le cadre d’audits, de contrôles documentaires et de rapports d’incident. Les organisations doivent donc démontrer non seulement l’existence de ces mesures, mais également leur suivi et leur maintien dans la durée.

La responsabilité de l’exploitant ne concerne donc plus uniquement les actifs physiques. Elle englobe désormais la fiabilité et la sécurité de l’ensemble de l’infrastructure technique et numérique.

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La Dre Alexandra Merkel, CTO d’Innomatik, explique comment des solutions d’intelligence artificielle sécurisées et déployées localement peuvent aider les organisations à :

• conserver une vision claire de leurs obligations
• réduire les efforts manuels liés à la documentation et au reporting
• améliorer la traçabilité et la préparation aux audits
• répondre plus rapidement et plus efficacement aux exigences réglementaires

La session s’appuie sur des cas d’usage concrets et montre comment intégrer des solutions numériques aux processus existants afin d’améliorer à la fois l’efficacité opérationnelle et la conformité.

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