Quel est le meilleur logiciel CAFM ? C’est de loin la question la plus populaire sur le marché, et elle est pratiquement toujours mal posée. Pourquoi en est-il ainsi ? La réponse est simple : il manque quelque chose.

Ce « quelque chose » qui manque, c’est au choix

• le but de l’utilisation,
• l’environnement,
• le logiciel déjà existant,
• la phrase « pour moi ».

Car une chose est sûre dès le départ : un système CAFM est toujours une solution individuelle, qui peut être plus ou moins standardisée. Mais ici aussi, il faudrait se poser la question : Selon quelle norme exactement ?

Internet comme cabinet de curiosités

Le premier endroit où l’on peut trouver des informations plus claires est sans doute Internet, et pour certains, le moteur de recherche classique. Grâce à l’optimisation de divers sites web pour les moteurs de recherche, il y a aussi beaucoup de réponses. On y trouve des fabricants qui établissent un classement dans lequel ils sont effectivement les meilleurs, alors que des systèmes qui ne sont de toute façon pas comparables ne sont pas aussi convaincants. Il y a des portails d’évaluation qui sont spécialisés dans tout et qui ont donc trouvé une place pour les applications CAFM en plus des machines de cuisine et des canapés de salon. Et il y a des experts qui se font un plaisir d’étaler leurs connaissances limitées sur la place publique. C’est certes intéressant à regarder, mais ce n’est pas utile.

ChatGPT s’y connaît ?

L’alternative est de demander à ChatGPT ou à un autre robot d’intelligence artificielle. Les réponses sont aussi colorées que l’arc-en-ciel. Car ChatGPT fait ce que les chatbots savent faire de mieux : répéter sans plan.

En outre, un tel bot se souvient généralement de ce qui a déjà été demandé et de ce qui a été préféré comme réponse, car l’invite suivante s’en inspire. Le prompt est donc suivi d’une sortie avec – vous vous en doutez – son propre biais. Au moins, vous êtes plus impliqué dans le résultat. Mais cela ne devrait pas aider, car si l’on travaille avec différentes entrées, on obtient des résultats très différents. Un test que j’ai effectué a donné pour

• « Quel est le meilleur système CAFM ? », quatre propositions, dont une était effectivement un système CAFM, curieusement avec “CAFM” et « système » dans le nom de l’entreprise. Un logiciel SIG figurait également parmi les résultats, ainsi qu’une GMAO et un logiciel de poste de travail. Apparemment, IWMS et CAFM semblent être considérés comme synonymes – pars pro toto, donc. Malheureusement, c’est faux.
• « Quel est le meilleur logiciel CAFM ? », a abouti à onze résultats, dont les six premiers sont effectivement des applications CAFM. Leurs fabricants font beaucoup de marketing, sont présents sur le marché en conséquence, et les trois premiers résultats ne se concentrent pas seulement sur le marché américain, mais aussi sur le Verdantix Green Quadrant, qui évalue le champ des personnes disposées à payer en tant que test d’achat pour plusieurs milliers de dollars US de frais pour la prise en compte d’un logiciel. Les résultats des tableaux vont d’ailleurs de « bon » à « leader » – qui serait aussi rude avec ses clients payants ?

Que faire alors ?

Cela met en évidence un dilemme essentiel : il n’existe pas d’évaluations neutres. Et cela est surtout dû au fait que – comme nous l’avons déjà dit plus haut – il manque quelque chose : à savoir le cas d’utilisation concret dans son environnement informatique et de travail concret. Et ce cas d’utilisation est fondamentalement un individu distinct qui, malgré certaines similitudes avec d’autres cas d’utilisation, aura néanmoins de nombreuses particularités qui devront être prises en compte dans l’évaluation.

C’est pourquoi il est nécessaire d’effectuer des recherches fondamentales et de travailler manuellement pour déterminer quel serait effectivement le meilleur logiciel CAFM. Les points essentiels sont les suivants :

1. les conditions préalables et les attentes : Il est tout d’abord judicieux d’examiner ses propres conditions préalables : Qu’est-ce que je veux faire exactement avec une solution CAFM et qu’est-ce que je veux obtenir exactement avec cette solution ? Il ne s’agit pas ici du cahier des charges, mais d’un brainstorming complet dont le résultat sert de liste à biffer, afin que le premier jet ne vous assomme pas tout de suite.
2. Étudier le marché : Une fois que l’on sait quels domaines du FM doivent être pris en charge par un logiciel, l’étape suivante consiste à consulter la « GEFMA 940 Aperçu du marché des logiciels CAFM » a  marché DACH. Il est actualisé chaque année et répertorie environ 30 fabricants de solutions correspondantes, ainsi que des consultants et des intégrateurs. Les données des fabricants ne sont certes pas vérifiées par la rédaction, mais elles sont généralement fiables. Les paramètres de base de toutes les solutions sont présentés dans une matrice. En marquant au stylo toutes les colonnes dont les modules correspondent à ses propres exigences, on peut facilement trouver les applications qui répondent à toutes ses exigences.
3. reconnaître les spécialistes : De nombreux fournisseurs d’applications CAFM ont commencé avec d’autres logiciels, à partir desquels leurs solutions pour le Facility Management se sont développées au fil du temps. Cela se remarque encore aujourd’hui dans certains logiciels, mais cela ne doit pas être interprété négativement. Les connaissances spécialisées, par exemple dans les topologies de réseau, la gestion de l’énergie ou l’environnement hospitalier, sont particulièrement précieuses pour certains groupes de clients.
4. connaissance du secteur : il en va de même pour les points forts du secteur. Ici aussi, les fabricants ne peuvent pas cacher leur histoire, et ils n’ont pas besoin de le faire. En effet, le fait de bien connaître un secteur est un atout pour le fournisseur et pour le client, si ce dernier vient de ce secteur ou d’un secteur apparenté. Enfin, l’offre comprend également une connaissance approfondie du secteur, ce qui devrait se traduire par une adaptation et une mise en œuvre nettement plus rapides de la solution.
5. Assurer le choix : il est conseillé d’examiner les clients de référence des fabricants. Cela permet d’une part de déterminer les segments de marché dans lesquels les fournisseurs respectifs sont déjà actifs et donc expérimentés. D’autre part, le choix des clients peut être un indicateur de l’adéquation de la solution avec soi-même – une commune rurale sera moins à l’aise chez un fournisseur avec des entreprises industrielles actives au niveau international, et un constructeur automobile ne sera guère à l’aise chez un éditeur de logiciels spécialisé dans la gestion des surfaces et du nettoyage. La certification selon la directive GEFMA 444, parfois consultée comme indicateur, peut parfois aider. Le label garantit que les fonctionnalités de base sont disponibles et que l’application fonctionne de manière fiable. Toutefois, les auditeurs de la GEFMA ne vérifient pas en profondeur les systèmes, où fonctionnent les caractéristiques de performance réellement importantes.
6. Un bon conseil est utile : il est en principe judicieux de faire appel à un conseiller. L’objection selon laquelle un tel spécialiste coûte plus cher est certes formellement correcte, mais son expérience et son expertise permettent dans la plupart des cas d’économiser bien plus que le coût du conseil. En effet, l’introduction du CAFM ne semble simple qu’à première vue. Si l’on y regarde de plus près, les futurs utilisateurs se trouvent ainsi en toute confiance en pleine mer pendant un an. Et souvent par gros temps. Car le désir et la faisabilité, les querelles de compétences internes et divers autres aspects peuvent rapidement devenir une pierre d’achoppement durable sans expertise externe et modération neutre et, dans le pire des cas, faire complètement échouer une introduction CAFM. Il est toutefois important de veiller à ce que le conseiller n’ait pas un logiciel favori qu’il introduirait de préférence, ou que certaines applications ne soient en principe pas incluses.
7. Compétence au sein de la société de logiciels : il est également important que le fournisseur de logiciels propose un service de conseil professionnel. Celui-ci est particulièrement nécessaire dans la phase d’introduction et s’avère très vite payant, car les conseillers expérimentés connaissent les potentiels de votre application et peuvent donc proposer des solutions très rapidement et de manière contraignante, puis les mettre en œuvre avec succès.

L’effort en vaut la peine

Celui qui veut introduire rapidement un logiciel CAFM se voit généralement servir la vieille vérité : Celui qui veut se simplifier la vie a beaucoup de mal. Les logiciels de Facility Management sont complexes, comme tous les autres logiciels. Le choix d’un logiciel adapté exige une connaissance approfondie de l’entreprise et de ses exigences. L’intégrer dans les systèmes existants exige une grande expertise. Et pour les utiliser, il faut un système adapté à chaque utilisateur, ce qui se traduit par la notion de « haute convivialité ».

Il vaut donc la peine d’investir un peu plus de temps et d’argent dans les premières étapes. Le temps est nécessaire pour – en d’autres termes – comparer ses propres souhaits aux capacités de l’entreprise. L’argent est nécessaire pour – également de manière pointue – aplanir au début le chemin qui permettra plus tard d’économiser de l’argent à long terme et de manière durable. Car en fin de compte, c’est l’une des raisons, si ce n’est la raison principale, d’équiper le Facility Management de l’entreprise d’un logiciel professionnel : générer des économies.

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