Hace poco, en una conversación del sector sobre la feria CAFM, alguien soltó en tono de broma: “¿Vas a la feria de antigüedades?”. Fue uno de esos comentarios que suenan a guiño cómplice y, al mismo tiempo, a leyenda urbana del gremio: el Facility Management como un cuarto polvoriento al fondo, entre archivadores, llaveros y hojas interminables de Excel. Y todos actuando como si eso fuera ley natural.

Spoiler: no lo es.

Y si en algún sitio hay antigüedades, casi nunca es porque alguien las haya colocado ahí a propósito, sino porque se han quedado incrustadas en los procesos. Porque si hay algo que en el Facility Management de verdad se siente anticuado son las brechas de información, los planos en papel, los PDF sin contexto y los datos que existen en algún lugar pero no influyen en nada.

Vamos porque estamos resolviendo el “problema de las antigüedades”.

Y lo hacemos de una forma que cuesta mucho confundir con una feria de antigüedades, a no ser que también creas que un modelo de IA es básicamente lo mismo que un teléfono de disco.

Lo anticuado no es el Facility Management. Lo anticuado es “Seleccione una categoría”.

La manera más rápida de convertir un sistema de tickets en una pequeña tragedia interna es castigar a quien reporta una incidencia con una lista interminable de campos: categoría, subcategoría, gremio, activo, ubicación, urgencia, prioridad, código de error, nombre, apellidos, departamento. Y al final solo se trata de una calefacción averiada.

Ahí es exactamente donde en speedikon Group ponemos a trabajar la IA.

Nuestra herramienta de IA, integrada en speedikon C, analiza automáticamente los tickets, entiende su contenido y su contexto, y los clasifica para que la “ordenación manual” deje de ser la parte más cara de resolver una incidencia. El sistema está diseñado deliberadamente para que quien reporta el problema no tenga que adivinar la categoría correcta.

Y si somos sinceros, en muchos procesos CAFM el mayor problema no es el software. Son las manos. Están ocupadas con herramientas, guantes, escaleras y listas de verificación. Por eso el reporte de incidencias funciona sin manos: basta con dictar el problema en el dispositivo y la IA rellena automáticamente los campos necesarios para su tramitación.

Human in the Loop: por qué el FM no es un trabajo para el piloto automático

Podríamos decir con grandilocuencia: “La IA lo hace todo”. Pero no lo hacemos. Decimos que la IA propone y la persona decide.

En el Facility Management hay dos cosas que no se pueden ignorar: la responsabilidad y la trazabilidad. La responsabilidad del operador no es una palabra de moda, es una realidad legal. Por eso nuestro enfoque es claro: automatizar donde aporta valor e incorporar puntos de control donde son imprescindibles.

Dicho de otra manera, nuestra IA no es una varita mágica. Es un compañero muy bien entrenado que nunca se cansa, pero que aun así debería confirmar con una persona antes de llamar a los bomberos.

Una sola foto es suficiente

Aquí es donde lo de “feria de antigüedades” encaja especialmente bien: cuando tienes que volver al escritorio solo para documentar correctamente una incidencia.

Nuestro helpdesk es completamente móvil y permite subir fotos directamente al ticket para documentar problemas y trabajos in situ. La IA analiza la imagen y completa automáticamente los campos relevantes antes de pasarla a un empleado para su revisión y aprobación. Esa es la base de lo que realmente importa en el FM: una documentación verificable.

¿Ya has hablado hoy con tus datos?

El segundo gran problema “de antigüedades” en el FM es la fragmentación de la información.

“¿Dónde encuentro…?” Informe de inspección, instrucciones de mantenimiento, obligaciones del operador, documentación del fabricante, versión de revisión, contrato, mediciones. Todo existe, pero está disperso.

Ahí entra en juego inno:docs. Es un chatbot basado en IA que pone a disposición de los empleados toda la base de conocimiento de la empresa. Puede alojarse tanto en la nube como en servidores propios, lo que lo hace adecuado para entornos en los que los datos sensibles no deben enviarse sin más a cualquier nube.

Y, por supuesto, inno:docs no funciona aislado de nuestro ecosistema speedikon. Esta funcionalidad también puede utilizarse con los documentos de speedikon C.

Se acabaron los archivadores digitales

Luego están los clásicos de siempre: planos escaneados y guardados como “Scan_003_final_final2.pdf” en alguna carpeta perdida. Esa es la supuesta transformación digital de la que todo el mundo habla. El único problema es que encontrar el plano correcto en un archivador digital puede llevar más tiempo que rebuscar en un montón de papeles.

inno:plan aborda precisamente eso con una búsqueda gráfica y de planos impulsada por IA. Analiza planos escaneados y los hace consultables en cuestión de segundos mediante lenguaje natural, incluyendo el resaltado directo del contenido relevante en el propio plano. Y algo importante: funciona en servidores propios, sin obligación de usar la nube.

speedikon VIP: una plataforma en lugar de saltar entre sistemas

Y ya que hablamos de estructuras anticuadas, nada grita más “2009” que tener datos por todas partes, pero nunca en un solo lugar.

La Visual Intelligence Platform fue concebida exactamente para resolver eso. Reúne datos geométricos y alfanuméricos en una vista central y rompe los silos entre sistemas, para que no tengas que ir saltando de herramienta en herramienta, sino tomar decisiones sobre una base coherente y unificada.

Por qué vamos de todos modos

Porque el Facility Management es un sector que mantiene en funcionamiento infraestructuras críticas, edificios, instalaciones y procesos todos los días y, sin embargo, a menudo tiene que hacerlo con herramientas que pertenecen más a la década pasada que al año 2026.

Así que cuando alguien dice “feria de antigüedades”, lo tomamos como una invitación a demostrar que el software moderno de FM ya no es solo CAFM. Es una plataforma, un espacio de datos, un sistema de asistencia y, cada vez más, un copiloto impulsado por inteligencia artificial.

Imagen: macrovector/Freepik.com; Edición: speedikon FM AG