El lugar de trabajo está experimentando una transformación dinámica: impulsada por el New Work, los nómadas digitales y la conciliación entre el trabajo y el tiempo libre, cada vez más empresas deben ofrecer a sus empleados puestos de trabajo más flexibles para mantenerse atractivas en el mercado. Una aplicación Workplace ayuda tanto a los empleados como a la dirección en la organización.
Entorno laboral moderno y dinámico
Aunque muchos empleados permanecen más tiempo en teletrabajo, la necesidad de reunirse presencialmente con los compañeros en el entorno clásico de oficina sigue siendo importante. Sin embargo, dado que los empleados a menudo ya no disponen de puestos fijos, surge una necesidad inmediata de soluciones que permitan reservar estos puestos de trabajo flexibles.
Con una aplicación Workplace a medida, la gestión de los puestos de trabajo se puede simplificar. Esta solución inteligente permite a las empresas reservar rápida y fácilmente puestos de trabajo e incluso plazas de aparcamiento, garantizando una organización fluida.
Reserva eficiente de puestos de trabajo
La reserva de puestos mediante la app ofrece una gran variedad de funciones que satisfacen las necesidades de empresas de todos los tamaños. Ya sea un equipo de unas pocas docenas o una plantilla de varios miles de empleados, la app es escalable y flexible.
Con una función de reserva rápida, los puestos de trabajo y las plazas de aparcamiento para los próximos días pueden reservarse fácilmente dentro del propio departamento. El número de días para los que se desea reservar es ajustable de forma flexible para satisfacer las necesidades individuales de los empleados.
Al utilizar la función de reserva rápida, el empleado recibe automáticamente una propuesta para un puesto disponible. Esta propuesta puede mostrarse en forma numérica. Para facilitar la orientación, todos los puestos deben mostrarse gráficamente en el plano y su estado de reserva debe marcarse con un código de colores basado en un semáforo. Haciendo clic en un puesto libre, marcado en verde, los empleados pueden reservarlo fácilmente. También es posible ajustar la duración de la reserva.
Todas las reservas realizadas se muestran claramente en la pantalla principal de la app. Desde allí, pueden modificarse, cancelarse o transferirse a software externo de gestión de citas como Outlook para garantizar una integración fluida en el flujo de trabajo.
Liberación de espacios basada en datos
Todos los datos de reserva deben recopilarse de forma centralizada en un servidor para estar disponibles para análisis. Al mismo tiempo, los datos sensibles que puedan permitir identificar a personas deben anonimizarse tras 30 días para garantizar la protección de datos. Esto permite a las empresas, por ejemplo, determinar la demanda real de puestos de trabajo a lo largo de trimestres o incluso años y tomar decisiones fundamentadas respecto al alquiler o la venta de espacios excedentes.
Reserva eficiente en grupo
La función de reserva en grupo es hoy estándar en las aplicaciones Workplace. Permite a los empleados reservar fácilmente puestos de trabajo y salas de reuniones para su equipo. Creando un grupo, esta opción puede reutilizarse varias veces, ahorrando tiempo. La app solo propone salas de reuniones con espacio suficiente para los participantes y permite incluso reservar servicios de catering para las reuniones.
Búsqueda dirigida y gestión de primeros auxilios
Una app Workplace profesional también ofrece una función de búsqueda con la que los empleados pueden consultar las reservas de otras personas, facilitando la coordinación y colaboración efectiva. Los usuarios controlan si desean ser encontrados o no, y pueden definir quién puede buscarlos.
En emergencias, los primeros auxilios pueden localizarse rápidamente al identificar su puesto en la app. Todos los datos de contacto, incluidos los números de teléfono, están disponibles con un solo clic para un contacto rápido.
Perspectiva: reserva de dispositivos y taquillas
Las aplicaciones Workplace avanzadas también ofrecen la posibilidad de reservar dispositivos individuales como PCs, cortacésped, vehículos y más. También es posible reservar taquillas para uso personal, solicitar catering para reuniones u organizar la limpieza de espacios tras su uso. De este modo, la mejora en la eficiencia gracias a la aplicación Workplace va mucho más allá del simple puesto de trabajo.
