Desde el 1 de enero de 2025, la facturación electrónica es obligatoria para las transacciones B2B en Alemania. Las empresas que realizan negocios con otras empresas ahora están obligadas a emitir y recibir facturas electrónicas en formatos estandarizados, como XRechnung o ZUGFeRD.
Este cambio legal plantea nuevos retos, especialmente para la gestión de instalaciones, pero también crea valiosas oportunidades para optimizar los procesos.
El papel del software CAFM
Los sistemas de gestión de instalaciones asistida por ordenador (CAFM por sus siglas en inglés) están diseñados para apoyar la gestión de edificios e infraestructuras técnicas. No obstante, sus capacidades van mucho más allá.
Las soluciones CAFM modernas integran cada vez más funciones de facturación electrónica, creando un vínculo fluido entre los datos operativos técnicos y los procesos financieros.
Por ejemplo, muchos sistemas CAFM ofrecen ahora módulos de facturación electrónica específicos, que permiten a las empresas procesar y generar facturas entrantes y salientes en formatos estandarizados como ZUGFeRD y XRechnung.
Estas funciones no solo aseguran el cumplimiento normativo, sino que también mejoran la eficiencia en la gestión financiera.
Ventajas de la integración
La integración de funciones de facturación electrónica en el software CAFM ofrece una serie de ventajas:
- Las facturas se pueden capturar, verificar y vincular automáticamente a los pedidos correspondientes, lo que reduce el esfuerzo manual.
- El procesamiento digital acorta el tiempo entre la creación de la factura y el pago, lo que mejora el flujo de caja.
- El archivo electrónico garantiza una documentación completa y lista para su auditoría.
- Los formatos estandarizados y las herramientas de validación automatizadas permiten cumplir plenamente con los requisitos legales.
Desde principios de este año, el trabajo con facturas electrónicas ya debería formar parte de la actividad diaria de la mayoría de las empresas. Pero si sus procesos solo se han ajustado mínimamente, es posible que esté perdiendo mucho potencial.
El software CAFM moderno ofrece mucho más que el simple cumplimiento normativo básico. Puede hacer que la gestión de facturas, el control de costes y la documentación sean mucho más eficientes, aportando un valor tangible a toda la organización.
Ahora es el momento perfecto para analizar críticamente sus actuales flujos de trabajo y aprovechar al máximo las oportunidades que ofrece la digitalización.
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