Le lieu de travail connaît une transformation dynamique : poussé par le New Work, les nomades numériques et la conciliation entre vie professionnelle et vie privée, de plus en plus d’entreprises doivent offrir à leurs employés des espaces de travail flexibles afin de rester attractives sur le marché. Une application Workplace aide aussi bien les employés que la direction à s’organiser.
Un environnement de travail moderne et dynamique
Même si de nombreux employés restent plus souvent en télétravail, le besoin de réunions sur site avec les collègues dans l’environnement classique du bureau reste important. Cependant, comme les collaborateurs ne disposent souvent plus de postes de travail fixes, un besoin immédiat apparaît pour des solutions permettant de réserver ces postes de travail flexibles.
Avec une application Workplace sur mesure, la gestion des postes de travail peut être simplifiée. Cette solution intelligente permet aux entreprises de réserver rapidement et facilement des postes de travail et même des places de parking, garantissant ainsi une organisation fluide.
Réservation efficace des postes de travail
La réservation des postes via l’application offre de nombreuses fonctionnalités adaptées aux besoins des entreprises de toutes tailles. Que ce soit pour une équipe de quelques dizaines ou une main-d’œuvre de plusieurs milliers d’employés, l’application est évolutive et flexible.
Grâce à une fonction de réservation rapide, les postes de travail et les places de parking peuvent être facilement réservés pour les jours à venir, au sein de sa propre zone départementale. Le nombre de jours pour lesquels la réservation doit être effectuée est réglable de manière flexible afin de répondre aux besoins individuels des employés.
Lors de l’utilisation de la fonction de réservation rapide, l’employé reçoit automatiquement une proposition d’un poste disponible. Cette proposition peut être affichée sous forme numérique. Pour faciliter l’orientation, tous les postes de travail doivent être représentés graphiquement sur le plan d’étage et leur statut de réservation doit être coloré selon un code couleur basé sur un feu tricolore. En cliquant sur un poste libre, marqué en vert, les employés peuvent le réserver facilement. Il est également possible d’ajuster la durée de la réservation.
Toutes les réservations effectuées sont clairement affichées sur la page d’accueil de l’application. De là, elles peuvent être modifiées, annulées ou transférées à des logiciels de planification externes comme Outlook pour garantir une intégration fluide dans le flux de travail.
Libération d’espaces basée sur les données
Toutes les données de réservation doivent être centralisées sur un serveur afin d’être disponibles pour des analyses. En même temps, les données sensibles pouvant permettre d’identifier des personnes doivent être anonymisées après 30 jours afin de garantir la protection des données. Cela permet par exemple aux entreprises de déterminer le besoin réel en postes de travail sur plusieurs trimestres voire années et de prendre des décisions éclairées concernant la location ou la vente de surfaces excédentaires.
Réservation de groupe efficace
La fonction de réservation de groupe est aujourd’hui un standard dans les applications Workplace. Elle permet aux employés de réserver facilement des postes de travail et des salles de réunion pour leur équipe. En créant simplement un groupe, cette option peut être utilisée à plusieurs reprises, ce qui fait gagner du temps. L’application ne propose que des salles de réunion offrant suffisamment d’espace pour les participants et permet même de réserver des services de restauration pour les réunions.
Recherche ciblée et gestion des premiers secours
Une application Workplace professionnelle offre également une fonction de recherche permettant aux employés de consulter les réservations des autres, facilitant ainsi la coordination et la collaboration. Les utilisateurs contrôlent s’ils souhaitent être trouvés ou non, et peuvent définir qui est autorisé à les rechercher.
En cas d’urgence, les premiers secours peuvent être rapidement localisés en repérant leur poste de travail dans l’application. Toutes les coordonnées, y compris les numéros de téléphone des premiers secours, sont accessibles en un clic pour un contact rapide.
Perspectives : réservation d’équipements et de casiers
Les applications Workplace abouties proposent désormais également de réserver via elles des équipements individuels tels que PC, tondeuses, véhicules, et plus encore. Il est aussi possible de réserver des casiers ou des consignes pour un usage personnel, commander la restauration pour les réunions ou organiser le nettoyage des espaces après leur utilisation. Ainsi, l’augmentation de l’efficacité grâce à l’application Workplace va bien au-delà du simple poste de travail.
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